Windows Vistaとワードライターから始まった設備屋のDX化

設備屋のDX・IT化
2026.05.08

※この記事にはアフィリエイト広告を含みます

はじめに

山形県米沢市で設備工事を営む有限会社ニコー設備。先代から会社を引き継いだとき、事務所の中は想像を絶するアナログ環境でした。

この記事では、そのリアルな「before」と、ITを取り入れた「after」をそのままお伝えします。

デジタル化ってよく聞くけど、難しそう・・・お金もかかりそう・・・そんな悩み、この記事を読めば解消できます。

衝撃のBEFORE｜これが令和の設備会社の実態でした

Windows Vista時代のアナログ事務所のイメージ

① Windows Vista・起動まで5分

引き継ぎを受けた事務員さんが使っていたパソコンはWindows Vista。なんと2007年発売のOSです。電源を入れてから使えるようになるまで約5分。せっかちな私はその時点で絶望したのをおぼえています。

お年を召された事務員さんだったので仕方がありませんが、「最新のパソコンは高い」という思い込みから何年も使い続けていたようでした。しかし古いPCほどセキュリティが弱い上に、サクサク動かないため仕事の効率もとても悪い状態だったのです。

② Excelで電卓計算

請求書などでExcelは使っていましたが、計算式が一切入っておらず、数字を入力して電卓で計算し、その答えをまた入力するという状態。Excelの意味が完全にゼロでした（笑）。しかも上書き保存していたため、過去のお客様のデータは印刷した紙の中から探さなければいけない状態でした。

③ ワードライターが現役稼働中

衝撃だったのがワードライター。「こんなの令和に使ってる会社があるんだ…」と目を疑いました。しかも後で調べたら、ワードライターの方がパソコンより高かったんです（笑）


④ 紙の山・ダニ・そして火事リスク

もちろんクラウドでデータを保存するという概念はなく、会社の書類はすべて紙に印刷して保存されていました。20年分のデータがすべて紙……想像できますか？それはもう、すごいことになっていました。事務所は紙の山。紙って1枚は軽いですが、積み重なるとものすごい重さになるんです。そしてダニが湧くんです！その中から毎回必要な書類を探さなければならず、途方もない作業でした。

Googleアカウント作成のイメージ

⑤ パソコンのデータは全部デスクトップ

極めつけは、パソコンの中！データの保存方法も統一されておらず、どこに何があるかわからない状態。ただでさえいつ壊れるかわからないパソコンなのに、壊れたらデータが全部消える状況でした。

まず最初にやったこと｜最新のノートPCを買ってGoogleアカウントを作る

引き継いですぐ、会社のGoogleアカウントを作ることから始めました。これだけで以下が全部無料で使えるようになります。

  • Gmail（メール）
  • Googleドライブ（クラウド保存）
  • Googleスプレッドシート（Excel代わり・無料）
  • Googleドキュメント（Word代わり・無料）
  • Googleカレンダー（スケジュール管理）

Excelを買う必要はありません。Wordも必要ありません。全部無料で使えます。

紙の山で溢れかえった事務所のイメージ

AFTER｜ITを取り入れたら会社がこう変わった

IT化後のスッキリした事務所のイメージ

① データは全部クラウドへ

Googleドライブにデータを保存するようにしました。キーワードで検索すれば一瞬で見つかります。火事になっても消えません。容量も15GBまで無料。紙の山とダニとはおさらばです。

② スプレッドシートで計算式を入れる

EXCELからGoogleスプレッドシートに切り替えて、計算式を全部入れました。数字を入力するだけで自動計算。電卓は不要になりました。

③ 社長と経理でリアルタイム共有

スプレッドシートは複数人で同時に編集・閲覧できます。社長と私（経理）がリアルタイムで共有することで、翌月の中旬には月次決算の資料が完成するようになりました。

④ ペーパーレス化

紙の山がなくなりました。探す時間もなくなりました。ダニも出ません（笑）

「お金がないからできない」は思い込みです

先代の事務員さんが「最新のパソコンは高い」と思って古いパソコンを使い続けていたように、多くの方が思い込みで損をしています。

実際には、中古パソコンなら1万円台から買えます。新品でも3万円あれば十分です。そしてソフトはGoogleのツールで全部無料。



ワードライターより安く、全部できます。

まとめ｜今日から始められます

私がやったことは、最新のパソコンを買って会社のGoogleアカウントを作っただけです。実はこれだけで、仕事がかなり効率化できるとイメージしていただけたでしょうか？デジタル化とは、そんなに難しいことではないと思います。

さらに今はAIも自然言語で使える時代。AIが右腕となって、パソコンでわからないことがあっても教えてくれます！

古いWindows Vistaのパソコンと紙の山でまる1日かかっていた仕事が、今では1時間で終わるようになりました！

まずGoogleアカウントを1つ作ってみてください。それだけで会社が変わり始めます。

デジタル化で一番変わったのは「時間」だった

データ化・デジタル化で何が一番変わったか。それは「時間」です。

まる1日かかっていた請求書の処理や書類整理が、今では1時間で終わります。つまり毎日何時間もの時間が生まれるようになったのです。

その余った時間で何ができるか、考えてみてください。

  • 現場に出れば、そのまま売上になります
  • 新しいお客様への営業に使えます
  • さらなる効率化の仕組みを考えられます
  • 家族との時間や、自分の休息にも使えます

時間は使い方次第でお金に変わります。逆に言えば、非効率な仕事に時間を使い続けることは、毎日少しずつお金を捨てているのと同じです。

デジタル化にかかった初期費用は、パソコン代とGoogleアカウント（無料）だけ。その小さな投資で毎日何時間もの時間が生まれるなら、これ以上のコスパはないと思いませんか？

時間を生み出すことが、設備業の経営改善への一番の近道だと、私は実感しています。

次のステップ

設備屋のDX化について、他にも実践的な情報を発信しています。ぜひあわせてご覧ください。